Debiteurenbeheer
Als u wilt starten met debiteurenbeheer is het verstandig u eerst af te vragen wat voor soort klanten u heeft en hoe hoog het risico is dat u loopt. Wij geven u een voorbeeld van een risicoprofiel:
A-klanten zijn klanten waar u bijna geen risico loopt op non-betaling, bijvoorbeeld overheid en klanten die u van haver tot gort kent.
B-klanten zijn klanten die al meer dan een jaar kent, waar u vaker zaken mee gedaan heeft en potentials zijn om A-klant bij u te worden
C-klanten zijn klanten die zo nu en dan zaken met u doen en klanten die voor het eerst zaken met u willen doen, maar waarmee u nog geen betalingservaring heeft.
Het debiteurenbeleid wordt aangepast aan deze klantenrisico's, hieronder een voorbeeld;
Zo zal de C-klant eigenlijk altijd contant moeten betalen en zal een A-klant een langere betalingstermijn van u krijgen. Een B-klant mag wel afnemen op rekening maar ontvangt na 14 dagen een herinnering en 7 dagen later een aanmaning. Een A-klant zal van u een betalingstermijn ontvangen van 30 dagen en zal na 14 dagen een vriendelijk betalingsverzoek ontvangen, 14 dagen later zal er gebeld worden of het betalingsverzoek is aangekomen. Daarna zal er gestart worden met aanmanen.
Met bovenstaand risicoprofiel en daarop afgestemd debiteurenbeleid vermindert u de kans op openstaande posten aanzienlijk. Maak vrijblijvend eens een afspraak met ons en wij adviseren u graag over uw debiteurenbeheer.
Gelet op het gegeven dat het belangrijk is zelf de "vinger aan de pols" te houden bij uw debiteur, geven we hieronder nog enkele tips:
Stuur direct na het verstrijken van de afgesproken betalingstermijn een schriftelijke herinnering waarin u de debiteur verzoekt binnen een door u gestelde (korte) termijn het verschuldigde te betalen. Wanneer uw debiteur niet op deze aanmaning reageert, probeert u (telefonisch) contact te krijgen met uw debiteur en de reden te achterhalen waarom betaling achterwege blijft. Is er sprake van een klacht, probeert u dan de klacht in ieder geval op te lossen. Noteer de naam van degene met wie u hebt gesproken en laat u vooral niet aan het lijntje houden; indien u nog steeds geen betaling heeft verkregen, stuur dan een laatste sommatie naar de debiteur. Hierin wijst u de debiteur er tevens op dat als u de vordering uit handen geeft, alle daaraan verbonden kosten voor rekening van de debiteur komen. Bovenstaande tips zijn geen garantie voor succes, maar leiden veelal wel tot duidelijkheid en bevorderen tijdige betaling van uw nota.